Как адаптировать сотрудников к разным контекстам деятельности

Когда в 1990-х годах Американский военный колледж предложил термин VUCA¹ для описания процессов, происходивших в мире после окончания холодной войны, еще никто не думал, что Нестабильность, Неопределенность, Сложность и Неоднозначность так быстро переместится в сферу экономики и бизнеса. Сегодня изменения настолько стремительны, что в Google с недавних пор отказались проводить интервью по компетенциям при подборе из-за неспособности предсказать те компетенции сотрудников, которые будут нужны ей через полгода. Такой взгляд поражает, ведь еще в середине 1980-х годов средний срок жизни компетенции составлял 30 лет.

Контекст деятельности каждого сотрудника уже не эволюционирует, а революционирует: сотрудник работает в офисе и удаленно; действует сам и в команде; обучается с тьютором и является наставником; лидирует в группе и оказывается в нейтральной роли модератора. Чтобы быстро погрузить его в новый контекст, будь то роль, должность или среда, компании выстраивают многофункциональную систему интеграции персонала, которая охватывает весь цикл жизни сотрудника от пребординга и онбординга до оффбординга с дальнейшим мониторингом прироста всех интересующих компетенций для сотрудничества или партнерства.

 

Чем интеграция персонала отличается от его адаптации

Вы, наверное, уже привыкли называть всё, что связано с интеграцией сотрудников, «адаптацией персонала». Поэтому сразу уточним, что адаптация – это более широкое понятие. Адаптируется к работе в вашей компании даже тот сотрудник, которого вы совсем не адаптируете: он смотрит на поведение коллег, ходит «хвостиком» за своим руководителем, изучает инструкции и стандарты, прощупывает границы своих возможностей на совещаниях и рабочих встречах и таким образом постепенно приспосабливается к должности. Одним словом, есть у вас программа по его адаптации или нет, он все равно адаптируется. Как-нибудь².

Адаптация – приспособление субъекта к условиям среды, направленное на сохранение гомеостаза. Это означает, что независимо от того, проводим ли мы целенаправленные мероприятия по приспособлению сотрудника или нет, он все равно адаптируется к изменениям. Вопрос только в том, сколько времени у него это займет и что будет в фокусе его внимания.

Поэтому в том, как многие HR-специалисты привыкли употреблять термин «адаптация персонала», есть скрытое противоречие.

Если вы твердо намерены влиять на эффективность адаптации сотрудника, измеряя ее по своим критериям и не полагаясь на его впечатление о том, насколько он уже готов к новой для него ситуации, то вам нужны программы интеграции персонала.

Интеграция персонала – комплекс целенаправленных системных решений компании по встраиванию сотрудника в свою деятельность.

Интеграция – это не то, как сотрудник сам приспосабливается к новым для него условиям, пусть даже и с вашей активной помощью, а то, как компания последовательно и системно приспосабливает его к своей деятельности в целях повышения собственной эффективности и продуктивности.

Концепция системы интеграции персонала расширяет понимание адаптации

К каким контекстам деятельности применима интеграция

Рассмотрим некоторые типичные ситуации, к которым могут быть применимы программы многофункциональной системы интеграции персонала.

Руководителя назначили «со стороны». Человек оказался в двойственной позиции: с одной стороны, как управленец он обладает всеми необходимыми компетенциями, полномочиями и ответственностью, но для своей команды он еще новичок, пока лишенный ответа на вопрос, как здесь всё работает. Если «новая метла» станет «мести» по-новому, не признавая сложившиеся групповые нормы, то добиться признания будет чрезвычайно сложно.

Что делать? Программа интеграции позволяет в этом случае безопасно пересмотреть групповые нормы в цикле командных сессий и соотнести эти изменения с поставленными целями и задачами.

Руководителя выбирают из кадрового резерва с релокацией в другой регион. Назначенный на высокую должность, он уже обладает большим опытом работы в компании, но пока не может похвастаться развитыми управленческими компетенциями. Из-за значительной нагрузки начинающий руководитель не обучается сам и не соглашается развивать сотрудников в рабочее время, поэтому всё сильнее тонет в «операционке», постепенно теряя тот лидерский потенциал, который дало бы развитие команды. Худший вариант развития ситуации – сотрудники начинают блокировать неудобные для себя решения.

Что делать? Программа интеграции предусматривает приобретение руководителем «портфеля базовых управленческих навыков» в виде набора обучающих треков, которые он может пройти дистанционно без отрыва от работы и при этом сразу же опробовать управленческие инструменты на своих задачах.

Руководитель становится экспертом в команде проекта. Для управленца с большим стажем роль консультанта нова: он не хочет обсуждать решения, потому что у него уже есть свое, которое он считает единственно верным. Он остается в роли руководителя и ждет неукоснительного выполнения своих требований. В команде формируются коалиции и двоевластие: руководитель проекта и «эксперт», который остался в своей управленческой роли.

Что делать? Программа интеграции позволяет мягко ввести руководителя в новую для него роль и скорректировать сложившиеся установки благодаря обучению, коучингу, управлению обещаниями и участию в групповой работе.

Резкое изменение рыночных условий и потребность в мобилизации ресурсов. Пандемия коронавируса весной 2020 года поставила перед бизнесом задачу быстрого перевода сотрудников на удаленку. Резко выросло число видеоконференций, рабочий день топ-менеджмента вплотную приблизился к 14 часам, но коммуникационные сбои в процессах все равно превысили критический порог и поставили под угрозу ключевые проекты.

Что делать? Программа интеграции помогает в таком случае обеспечить всех удаленных сотрудников необходимыми инструментами удаленной работы, быстро внедрить новые нормы асинхронного взаимодействия и запустить сервисы психологической поддержки и обучения.

 

Что дает бизнесу выстроенная система интеграции персонала

Программы интеграции полезны и эффективны для целенаправленной адаптации сотрудников:

• при онбординге новичков без опыта работы и специалистов со стажем в профессии;
• при внутреннем перемещении сотрудников (например, повышение, понижение, горизонтальное перемещение, переход в другую функцию);
• при релокации (например, в случаях расформирования регионального филиала или же, напротив, расширения географии компании);
• при вхождении в новую должностную роль без смены позиции (например, включение состав кросс-функциональной команды, кадровый резерв, программы менторинга или наставничества и т. д.),
• в условиях изменяющейся рабочей среды (это может быть и мобилизация ресурсов в кризис, и изменение организационной структуры в результате слияния, и диверсификация производства и др. факторы, продиктованные рынком).

Узкое понимание интеграции как пребординга и онбординга встречается довольно часто, но это лишь одно из укоренившихся заблуждений, так как программы интеграции востребованы на протяжении всего жизненного цикла сотрудника. По сути, это бесшовный и чрезвычайно сильный по своим эффектам HR-инструмент, ключевыми достоинствами которого являются:

• единый подход и удобная масштабируемость;
• опора на механизмы мотивации и вовлечения;
• поддержка сотрудников в создании ценности, получении обратной связи и развитии;
• перевод интегрирующей функции руководителей из интуитивного поля в системное решение;
• снижение срока вхождения сотрудников в новый контекст и, как вы можете видеть на графике, – увеличение жизненного цикла сотрудника.

Периоды интеграции на протяжении жизненного цикла сотрудника

 

Мы выделяем следующие виды интеграции в зависимости от этапа жизненного цикла сотрудника.

• Предварительная – подготовка сотрудника к работе в новом контексте.
• Первичная – управление вхождением сотрудника в новый контекст.
• Вторичная, или сопровождающая – управление эффективностью и продуктивностью сотрудника с помощью развивающих и поддерживающих мероприятий, привязанных к оценке (контрольным точкам) его успешности в новых контекстах.

Временные рамки процесса интеграции персонала

 

Какими могут быть инструменты интеграции персонала

Интеграционный конструктор позволяет сочетать различные инструменты в зависимости от того контекста, к которому мы хотим адаптировать персонал. Это могут быть классические поддерживающие инструменты интеграции.

1. Книга нового сотрудника

2. Корпоративный кодекс

3. Навигатор стажера

4. Страница интеграционного процесса на портале

Но важно понять, что сами по себе они не будут работать и вам нужно продумать комбинацию инструментов для каждого значимого контекста:

• организационные (должностные инструкции и памятки, стандарты по введению нового сотрудника в новую для него роль или должность, чек-лист готовности к работе в распределенном режиме и т. д.);
• коммуникативные (геймификация, сторителлинг «Компания в лицах», бот-помощник, чат поддержки новичков и т. д.);
• развивающие (наставничество, коучинг, менторинг, образовательное путешествие нового руководителя и т. д.).

Мы рекомендуем выстраивать программы интеграции таким образом, чтобы сотрудник, для которого многие процессы остаются скрытыми в силу его каждодневных задач, понимал всю цепочку создания ценности в новом контексте. В результате он смог бы осмыслить не только то, что от него требуется, а и свое место в бизнес-процессах. Такой развивающий трек важен с точки зрения:

• понимания главных принципов формирования ценности для клиентов,
• определения ценности своего вклада в рамках своего подразделения,
• выстраивания карьерного пути,
• выявления «белых пятен» своей профессиональной компетентности.

Цель каждой интеграционной программы – сохранить ресурсы компании и обеспечить высокий уровень производительности сотрудников. Развивая систему интеграции персонала, компания:

1. получает выгоду от быстрой встраиваемости сотрудника в бизнес-процессы,

2. расширяет область автономии сотрудников в разных контекстах их деятельности,

3. собирает данные для предиктивного анализа текучести,

4. выводит корпоративную культуру на новый уровень развития,

5. усиливает HR-бренд.

В новую эпоху управления, когда контекст любой деятельности может измениться за считанные дни или даже часы, система интеграции позволяет создать устойчивость в той сфере, где этого труднее всего достичь. В людях.

______________________________________________________________________________________
¹Volatility (нестабильность), Uncertainty (неопределенность), Complexity (сложность) и Ambiguity (неоднозначность).

²Система адаптации персонала и новые вызовы // Штат. 10.08.2020. URL: http://www.hrmedia.ru/node/1800

 

ИСТОЧНИК: https://blog.bitobe.ru/article/integratsiya-v-usloviyakh-izmeneniy/https://blog.bitobe.ru/article/chto-pomozhet-vystroit-klientskiy-servis-budushchego/